外国人雇用でミャンマー人に特化した採用戦略で企業の成長を支援する特定技能外国人登録支援機関、ネクストドアです。
少子高齢化が進む中、多くの企業が人手不足の解消策として「外国人雇用」を検討するようになりました。
しかし、初めて外国人を採用する企業にとっては、在留資格の確認や申請手続き、必要書類の準備など、何から始めれば良いのか戸惑うことも多いでしょう。
この記事では、これから初めて外国人を雇用する企業様、あるいは検討中の企業様に向けに、スムーズに採用を進めるための基本的な流れやポイントをわかりやすく解説します。
外国人を雇用するにはどのような申請や手続きが必要？
日本企業が外国人を雇用する際には、まず「在留資格」の確認と取得・変更の手続きが不可欠です。
採用候補者が持つ在留カードに記載された資格（例：「技術・人文知識・国際業務」「特定技能」など）が、予定している就業内容と合致しているかを企業側で事前に確認する義務があります。
もし適合しない場合は「在留資格変更許可申請」が必要です。
さらに、企業は入社後14日以内に「外国人雇用状況届出書」をハローワーク（公共職業安定所）へ提出しなければなりません。
これは外国人労働者の実在と雇用条件を公的に証明する重要な手続きです。
また、労働保険・社会保険の加入手続きも通常の日本人と同様に行います。
申請には各種期限があるため、タイミングを見落とさないようにしましょう。
たとえば「在留資格認定証明書交付申請」は採用前、又は海外から就労者を呼び寄せる場合に必要となり、「変更許可申請」は国内在住の外国人が就業内容を変える場合に必要です。
スムーズに進めるためには、全体のスケジュール管理が欠かせません。
要点を整理すると：
●候補者の在留資格確認と適合性をチェック
●在留資格認定・変更などの申請
●採用後の公共職業安定所届出（14日以内）
●労働・社会保険への加入手続き
●スケジュール管理の徹底
これらの手続きを漏れなく行うことで、企業側も安心して外国人雇用をスタートできるでしょう。
外国人雇用に必要な書類まとめ
外国人雇用における申請や手続きには、多岐にわたる書類の準備が必要です。
以下に、企業が用意すべき主要な書類を一覧でまとめました。
採用前・在留資格申請関連
●在留資格認定証明書交付申請書または在留資格変更許可申請書
●雇用契約書（ポジション、賃金、勤務時間などを明記）
●申請人のパスポート写し・在留カード写し
●履歴書や業務経歴書（職務内容の裏付けに）
●事業概要資料（会社案内、決算書など）
採用後の手続き関連
●外国人雇用状況届出書（ハローワークへ）
●労働条件通知書（雇用条件を明文化）
●在留カードコピー（入社後に保存）
●労働保険・社会保険加入に必要な書類（雇用保険資格取得届、健康保険・厚生年金の被保険者資格取得届など）
上記に加え、特定技能で受け入れる際には「特定技能外国人雇用契約書」や「支援計画書」、受け入れ機関に提出する「支援実施報告書」など、より詳細な書類が必要になります。
書類はそれぞれ原本や写しの扱いが異なるため、受領・保管ルールを社内で整えておくことも重要です。
特に雇用契約書や在留資格関連書類は、法務省や出入国在留管理庁からの照会に応じて提示できるよう、コピーや原本の管理ルールを明確にしておきましょう。
申請や手続き業務は代行を依頼することが可能
外国人雇用に関する申請・手続きは複雑で、書類不備や提出ミスが許されません。
そのため、登録支援機関や行政書士などの専門家に代行を依頼する企業も多いのです。
代行依頼には以下のようなメリットがあります。
●専門的知識による正確性の確保：経験豊富な登録支援機関や行政書士が申請書類をチェックし、不備や漏れがないようにサポート。
●時間と手間の節約：企業が必要書類を準備すれば、細かい手続きは代行者に任せられるので、社内は本来の業務に専念することができます。
●スケジュール管理の負担軽減：提出期限や更新手続きの時期などを代行者が管理してくれるので、企業側の負担も減り、リスクも減らせるでしょう。
ただし、代行依頼時にはいくつかのポイントに注意が必要です。
まず、専門家の資格・登録（登録支援機関・行政書士など）を確認しましょう。
次に、依頼内容と報酬体系を明確にし、契約書を交わすことが大切です。
例えば「在留資格申請のみ代行」なのか、「入社前の資格確認から届出まで全体をカバーする」包括的サポートかを確認してください。
また、代行を依頼したとしても最終責任は企業側にあるため、報告内容や書類内容をしっかり確認する姿勢が必要です。
信頼できる代行業者を選ぶことで、ミスリスクを抑えつつ、円滑な採用プロセスを実現できます。
登録支援機関なら、申請や手続きだけでなく、雇用後のサポートも充実！
特定技能外国人を採用する場合、企業は採用した外国人の支援を行う義務があります。
自社内ですべて行うことが難しい場合は、登録支援機関に支援計画や支援の実施を委託する必要があるのです。
登録支援機関は、在留資格の申請代行だけでなく、以下のような雇用後の支援も提供しています。
●生活オリエンテーション：住居探し、公共交通の利用方法、地域コミュニティの紹介など。
●日本語学習支援：語学教室やeラーニングの紹介、定期的な日本語チェック。
●相談窓口の提供：労働環境や給与トラブル、健康・医療、生活上の悩みなどの相談対応。
●定期モニタリングと報告：支援計画に沿った活動を実施し、企業と出入国在留管理庁への報告を行う。
こうした支援により、外国人労働者の早期定着や職場定着度の向上につながります。
また、登録支援機関の利用は、企業側の手続き負担を大幅に軽減し、安心感のある雇用体制構築に貢献します。
支援機関を選定する際は、これまでの実績、支援内容の幅、料金体系、対応言語などを確認し、自社の採用方針に合った機関を選ぶことが大切です。
信頼できる登録支援機関と連携すれば、申請から雇用後の定着サポートまで一貫して安心できるサポートが受けられます。
まとめ
外国人を初めて雇用する企業にとって、在留資格の確認や各種申請・手続きは複雑に感じられるかもしれませんが、正しい知識と準備でスムーズに進めることが可能です。
必要書類の整備や期限の管理に加え、申請の代行や登録支援機関の活用によって、企業の負担を軽減しながら適正な雇用を実現できるでしょう。
外国人雇用を成功させる第一歩として、ぜひ専門機関と連携しながら進めてみてください。
登録支援機関である当社は、特定技能外国人の雇用はもちろん、外国人労働者全般に関するあらゆる知識や経験を持っています。
採用戦略のご相談や採用支援だけでなく、採用後の様々な注意点やアドバイス、支援実施のサポートも行います。
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投稿者プロフィール
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9年以上にわたり、技能実習生から特定技能外国人までの支援に従事。
ミャンマーにおいて、特に技能実習生や特定技能外国人のサポートを継続的に行い、2ヶ月に一度ミャンマーを訪問して面接を実施。
特に介護、食品製造業へのミャンマー人労働者の就労支援で多数の実績。
日本語会話に特化したクラスの提供や、介護福祉士資格取得のためのeラーニングサポートを実施。
外国人雇用管理主任資格者
特定技能外国人等録支援機関19登-002160
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